Mieteranfragen automatisieren - DSGVO-konforme KI für die Hausverwaltung
Ada ist das KI-Backoffice für Hausverwaltungen: Eingehende Mieteranfragen werden im Posteingang automatisch erkannt, kategorisiert und mit passenden Antwortentwürfen versehen. Dahinter führt Ada die Verwaltung selbst, vom Mietkonto mit Bankabgleich über Nebenkosten- und WEG-Jahresabrechnung bis zu Versammlungen und Fristen. Die Freigabe bleibt immer bei Euren Mitarbeitenden. So entlastet Ihr Euer Team beim Fachkräftemangel - mit EU-Sprachmodellen, ohne US-Cloud und ohne Drittstaatentransfer.
Ada erkennt eingehende E-Mails im Posteingang und kategorisiert sie automatisch - Schadensmeldung, Nebenkostenfrage, Kündigung, Zahlungsverzug und mehr. Jede Anfrage landet vorsortiert an der richtigen Stelle.
Auf Basis Eurer Vorlagen und Objektdaten erstellt Ada passende Antwortentwürfe. Eure Verwalterinnen und Verwalter prüfen, passen an und geben frei - nichts geht ohne menschliche Kontrolle raus.
Jede Anfrage wird automatisch dem richtigen Objekt, der Einheit und dem Mietverhältnis zugeordnet. Kontext und Historie sind sofort zur Hand, ohne mühsames Suchen in mehreren Systemen.
Ada nutzt europäische Sprachmodelle (Mistral) mit EU-Hosting und optionaler On-Premise-Installation. Kein Drittstaatentransfer; in der On-Premise-Variante verlassen Mieterdaten die eigene Infrastruktur nicht. Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutz-Folgenabschätzung ersetzt das nicht — es macht beides deutlich einfacher.
Mehr als ein Posteingang: Diese Bausteine laufen heute produktiv in Ada. Alles, was nach außen geht, entsteht als Entwurf zur Prüfung.
Ada legt die Miete zum dritten Werktag als Sollstellung an, getrennt nach Kaltmiete und Vorauszahlungen, anteilig bei Ein- und Auszug. Das Mietkonto zeigt offene Posten und Saldo je Vertrag mit Ampel. Zahlungen verrechnet Ada nach § 366 BGB, Fehlbuchungen werden mit Grund storniert statt gelöscht.
Kontoauszüge spielt Ihr als CAMT.053 oder CSV ein, für andere Formate über ein Spalten-Mapping am Konto. Zu jeder Buchung schlägt Ada den passenden Mieter und offenen Posten vor und nennt die Gründe, etwa bekannte IBAN oder passenden Betrag; zugeordnet wird durch Euch. Kontoauszüge gehen an kein KI-Modell.
Aus den Ist-Kosten des Jahres erstellt Ada die Jahresabrechnung, nach Miteigentumsanteilen und bei Eigentümerwechsel tagesgenau verteilt. Jede Einzelabrechnung zeigt die Abrechnungsspitze nach § 28 Abs. 2 WEG, Hausgeldrückstände stehen getrennt daneben. Nach dem Festschreiben legt Ada die Beschlussvorlage für die Versammlung an.
Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG zeigt die Erhaltungsrücklage mit ihrer Entwicklung, die Konten der Gemeinschaft, Hausgeldrückstände und offene Rechnungen. Zuführungen, Entnahmen und Zinsen der Rücklage erfasst Ihr direkt; Abrechnung und Bericht landen als PDF in der Objektakte.
Umlageschlüssel je Kostenart, Kosten auch per Beleg-Foto mit KI-Vorschlag, zeitanteilige und centgenaue Verteilung bei Mieterwechsel und der Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG. Je Mieter entsteht ein prüffähiges PDF als Entwurf.
Eigentümerversammlung von der Vorbereitung bis zum Protokoll: Tagesordnung, Einladung und Protokoll als PDF-Entwurf, Abstimmung nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen, jeder Beschluss fortlaufend nummeriert in der Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Dazu der Wirtschaftsplan mit Hausgeld-Vorschlag je Einheit.
Ada leitet gesetzliche Fristen aus Euren Stammdaten ab und legt sie als Termine an: Nebenkostenabrechnung, Kautionsabrechnung und kurze Verjährung nach einem Auszug, Zustimmungs- und Klagefrist einer Mieterhöhung, Einberufung der Versammlung. Beim Schreiben einer Mieterhöhung prüft Ada Sperrfrist und Kappungsgrenze anhand der Miet-Historie.
Bei einer Schadensmeldung schlägt Ada passende Handwerker aus Eurem Verzeichnis vor, geführt nach Gewerk, mit Notdienst und Vorzug je Objekt. Ihr ruft an oder beauftragt per Mail, der Stand bleibt im Vorgang sichtbar.
Ja. Ada setzt auf europäische Sprachmodelle mit EU-Hosting und einer optionalen On-Premise-Installation. Es gibt keinen Drittstaatentransfer und keine US-Cloud - Mieter- und Objektdaten bleiben in Eurer Infrastruktur. Auftragsverarbeitung und Dokumentation werden DSGVO-konform abgebildet.
Nein. Ada arbeitet als Agent-Assist: Die KI übernimmt Triage und Antwortentwürfe, die Freigabe bleibt immer beim Menschen. Eure Verwalterinnen und Verwalter entscheiden und gewinnen Zeit für die Fälle, die wirklich Menschen brauchen - gerade beim Fachkräftemangel.
Ja. Auf Wunsch betreiben wir Ada vollständig On-Premise oder in einem EU-Rechenzentrum. Die Verarbeitung findet dort statt, wo Ihr es möchtet - Mieterdaten werden nicht an US-Anbieter übertragen.
Nein. Das Mietkonto ist die fachliche Sicht der Verwaltung auf Miete und Hausgeld: was geschuldet, was bezahlt und was überfällig ist. Die Buchhaltung Eures Unternehmens, etwa über DATEV, bleibt davon unberührt. Kontoauszüge liest Ada nur in Eurer Installation; sie gehen an kein KI-Modell und an keinen externen Dienst.
Für jeden Datentyp gibt es eine CSV-Vorlage, Mietverträge liest Ada direkt aus und legt Objekt, Einheit, Mieter und Konditionen nach Eurer Prüfung an, Altakten übernehmt Ihr stapelweise. Kontoauszüge kommen als CAMT.053 oder CSV. Welcher Weg für Eure bisherige Software passt, klären wir in einem kurzen Vorgespräch.
Diese Seite zeigt die Branchen-Ausprägung von Ada für die Hausverwaltung. Ada selbst ist das branchen-konfigurierbare KI-Backoffice mit KI-Posteingang, Antwortvorschlägen und menschlicher Freigabe - DSGVO-first und mit EU-Hosting.
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