Ada KI-Backoffice
für den Mittelstand
Ein branchen-konfiguriertes KI-Backoffice auf europäischem Stack: Ada entlastet Euer Team bei Posteingang, Schreibarbeit und Rechnungslauf — Entwürfe entstehen automatisch, die Freigabe bleibt beim Menschen.
Ada in 88 Sekunden
Ein Vorgang von der eingehenden Nachricht bis zur Buchung — aufgenommen in der echten Anwendung, nicht nachgebaut.
Das Backoffice frisst die Zeit, die Ihr fürs Kerngeschäft braucht.
Immer dieselben drei Baustellen — jeden Tag, in jedem Büro.
Der Posteingang läuft über
E-Mails, Anfragen, Zuständigkeiten: Jede Nachricht muss gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Das kostet die produktivsten Stunden des Tages.
Schreibarbeit ohne Ende
Dokumente, Antworten und Vorlagen entstehen immer wieder von Hand — obwohl die nötigen Informationen längst in Euren Akten und Vorgängen liegen.
Rechnungslauf & Mahnwesen
Rechnungen schreiben, Fristen im Blick behalten, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnungen verschicken: notwendig, aber reine Fleißarbeit.
Ein Backoffice, das mitdenkt — und Euch entscheiden lässt.
Ada übernimmt die Routine und legt jeden Entwurf zur Freigabe vor. Nichts geht ohne Euer Okay raus.
Euer KI-Assistent fürs ganze Backoffice
Fragt Ada wie eine Kollegin: Der Assistent kennt Eure Akten, Vorgänge, Dokumente und Zahlen — systemweit. Er findet Informationen, beantwortet Fragen mit Quellenangabe und stößt Aktionen an, vom Antwortentwurf bis zur Erinnerung. Jede Aktion wartet auf Eure Freigabe.
KI-Posteingang mit Freigabe
Ada liest eingehende Nachrichten, ordnet sie zu und schlägt Antwortentwürfe vor. Ihr prüft, passt an und gebt frei — Human-in-the-Loop bei jedem Schritt.
Dokumenten-Studio mit KI-Editor
Entwürfe entstehen aus dem Kontext Eurer Akten und Vorgänge. Änderungsvorschläge der KI übernehmt oder verwerft Ihr einzeln per Klick.
E-Rechnung nach EN 16931
Konform nach EN 16931 — XRechnung und ZUGFeRD. Ausgehende Rechnungen erzeugen und automatisch validiert versenden. Eingehende E-Rechnungen erkennt Ada im Posteingang; das strukturierte Auslesen der eingebetteten Daten ist in Entwicklung.
Rechnungs- & Mahnwesen
Vom Angebot bis zur Mahnung: Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge im Blick behalten, Mahnläufe vorbereiten — mit Anschluss an DATEV.
Auswertungen & Dashboard
Offene Posten, Durchlaufzeiten, Aufkommen im Posteingang: Ada zeigt auf einen Blick, wo Euer Büro steht.
Kanäle: E-Mail, Telegram und Website-Chat
Ada arbeitet dort, wo Eure Anfragen ankommen — per E-Mail (IMAP), über Telegram und als Chat auf Eurer Website. Ein Telefonassistent ist in Entwicklung.
Erinnerungen & Fristen
Automatische Wiedervorlagen und Zahlungserinnerungen: Was liegen bleibt, meldet sich von selbst — Fristen und offene Posten geraten nicht aus dem Blick.
Akten & Vorgänge als Kontext
Jede E-Mail, jedes Dokument, jede Rechnung hängt am richtigen Vorgang — Ada arbeitet immer mit vollem Zusammenhang statt mit Einzelfragmenten.
Vorlagen & Briefpapier
Dokumente und Rechnungen im eigenen Corporate Design; Layouts und Textbausteine pro Dokumenttyp konfigurierbar.
Rechtschreib- & Grammatikprüfung
Direkt im Editor, auf europäischer Infrastruktur gehostet — kein Text verlässt dafür die EU.
Single Sign-on mit Eurem Firmen-Login (OIDC)
Euer Team meldet sich mit dem gewohnten Firmenkonto an, Microsoft Entra ID wird erstklassig unterstützt — für diese Nutzer speichert Ada kein Passwort. Rolle und Vertraulichkeitsstufe kommen aus Euren Verzeichnis-Gruppen; der Passwort-Login bleibt als Rückfallebene.
Nutzerverwaltung aus Eurem Verzeichnis (SCIM 2.0)
Eintritte, Wechsel und Austritte übernimmt Ada automatisch aus Entra ID oder Okta. Ein Austritt wirkt sofort — die laufende Sitzung endet, statt erst beim nächsten Login. Konten werden deaktiviert, nie gelöscht.
Eingebaute Doku & Schulungsvideos
Handbuch und Schritt-für-Schritt-Videos direkt in Ada — Euer Team lernt das System ohne externe Schulungstermine.
Pro Branche konfiguriert — nicht von der Stange.
Ada spricht die Sprache Eures Fachs. Fünf Ausprägungen stehen bereit:
Hausverwaltung
Miet- und WEG-Verwaltung mit Nebenkostenabrechnung, Versammlungen, Hausgeld, Zählerständen und Handwerker-Koordination — vom Posteingang bis zur Abrechnung an einem Ort.
Alle Module dieser Branche ansehenKanzlei
Akten, Kollisionsprüfung, Fristen-Board mit Vier-Augen-Prinzip und ein Umgang mit Vertraulichkeit, der zur beruflichen Verschwiegenheit passt — auf Wunsch On-Premise.
Alle Module dieser Branche ansehenE-Commerce mit JTL-Wawi
Bestell- und Versandanfragen beantwortet Ihr mit einem Klick: Ada ordnet die Anfrage zu und legt den fertigen Antwortentwurf vor, Ihr gebt frei. Die Leseanbindung an Eure JTL-Wawi, automatische Antwort für Standardfälle und ein Telefonassistent für Bestellstatus-Anrufe sind in Entwicklung.
Alle Module dieser Branche ansehenHandwerk (SHK & Gebäudetechnik)
Plantafel mit Drag-and-drop, Monteur-App mit Offline-Modus, digitale Zeiterfassung, Wartungsplanung und KI-Angebote mit DATANORM-Artikelstamm — Büro und Baustelle in einem System.
Alle Module dieser Branche ansehenIT- & Systemtechnik
Für Errichter und Systemhäuser: Wartung nach Norm (BMA, EMA, DGUV V3), Prüf- und Messprotokolle, Subunternehmer-Steuerung und DSGVO-Video-Dokumentation als verkaufbares Paket.
Alle Module dieser Branche ansehenBeratung & Dienstleistung
Die Ausprägung ohne Branchen-Ballast: Angebote, Rechnungen mit E-Rechnung, Mahnwesen und wiederkehrende Abrechnung je Kunde — ohne Objekte, Anlagen oder Plantafel, die Sie ohnehin nicht brauchen.
Alle Module dieser Branche ansehenWeitere Branchen auf Anfrage — Ada wird pro Branche konfiguriert.
Daten-Souveränität ist bei Ada kein Add-on.
Ada ist von Grund auf für den europäischen Mittelstand gebaut.
EU-Sprachmodelle
Ada arbeitet mit Sprachmodellen aus Europa (Mistral) — keine Auslagerung sensibler Inhalte an US-Anbieter.
Hosting in der EU
Betrieb in EU-Rechenzentren. Eure Daten bleiben in europäischer Jurisdiktion.
On-Premise-Option
Auf Wunsch läuft Ada vollständig auf Eurer eigenen Infrastruktur — für Fälle, in denen nichts das Haus verlassen darf.
Für Verschwiegenheit konzipiert
Sensible Inhalte lassen sich On-Premise verarbeiten — konzipiert für Berufe mit gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB).
Freigabe vor jedem Versand
Ada schlägt vor, der Mensch entscheidet. Keine Nachricht und kein Dokument geht ohne ausdrückliche Freigabe raus.
Das Ada Datenschild
Personenbezogene Daten erreichen das KI-Modell gar nicht erst — bei jeder Anfrage, automatisch.
Was Euer Team schreibt
Schreib eine Zahlungserinnerung an Max Mustermann ([email protected]). Miete März, 1.240 €, IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00.
Enthält personenbezogene Daten
Das Ada Datenschild ersetzt — vor dem Versand
Was das KI-Modell sieht
Schreib eine Zahlungserinnerung an [PERSON_1] ([EMAIL_1]). Miete März, 1.240 €, IBAN [IBAN_1].
Pseudonymisiert · bereit fürs KI-Modell
Erkennen
Namen, Adressen, IBANs, Telefonnummern, Steuer-IDs — über 30 Datentypen, optimiert für deutsche Formate, werden erkannt, bevor eine Anfrage Euer System verlässt.
Ersetzen
Das Datenschild ersetzt sie durch neutrale Platzhalter. Das Sprachmodell arbeitet mit [PERSON_1] statt mit Eurem Mieter oder Mandanten — und liefert trotzdem präzise Ergebnisse.
Wiederherstellen
In der Antwort setzt Ada die echten Daten automatisch wieder ein. Gelingt das nicht vollständig, wird die Antwort verworfen statt ausgeliefert — fail-closed, ohne Ausnahme.
Text, Stimme, Dokumente — ein Schild für alles
Das Datenschild endet nicht beim Prompt. Jede Form, in der Daten Euer System verlassen könnten, hat ihre eigene Schutzstufe.
Text: pseudonymisiert
Jede KI-Anfrage wird reversibel pseudonymisiert — Erkennen, Ersetzen, Wiederherstellen, wie oben gezeigt. Automatisch, bei jeder Anfrage, fail-closed.
Stimme: on-premise transkribiert
Sprach-Transkription läuft standardmäßig vollständig on-premise — lokales Whisper im eigenen Cluster, kein Audio-Byte verlässt das System. EU-Cloud-Transkription (Mistral, mit AVV) gibt es nur als bewusste Entscheidung pro Kunde. Für Kanzleien und Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB: ausnahmslos on-premise.
Dokumente: metadaten-bereinigt
Metadaten wie EXIF-, GPS- und Geräteinformationen werden vor jeder externen Verarbeitung entfernt — für alle Kunden, immer. Für hochsensible Branchen läuft auf Wunsch die komplette Dokumentenerkennung on-premise (lokales OCR): Dann verlässt kein einziges Byte eines Dokuments das System.
Was Ihr schützen wollt, verlässt das System nicht: kein Klarname im Text, kein Audio-Byte der Stimme, kein Metadatum eines Dokuments. Und wo extern verarbeitet wird, geschieht es nach Euren Regeln — EU-Anbieter, Auftragsverarbeitung, dokumentiert.
Die Standards im Überblick: Stimme wird on-premise transkribiert. Text- und Dokumentverarbeitung laufen standardmäßig über EU-Anbieter mit AVV — pseudonymisiert und metadaten-bereinigt. On-Premise-Dokumentenerkennung ist eine Option für hochsensible Branchen.
Die stärksten Modelle — ohne dass Eure Daten Europa verlassen
EU-Modelle sind bei Ada der Standard. Für besonders anspruchsvolle Aufgaben kann pro Mandant die Eskalation auf die leistungsstärksten verfügbaren Modelle freigeschaltet werden — technisch erzwungen nur durch das Datenschild: Keine Einstellung, kein Fehler und kein Klick kann Klartext an ein Nicht-EU-Modell senden.
Aktivierung pro Mandant mit transparenter Verbrauchsanzeige. Das Datenschild ersetzt AVV und Datenschutz-Folgenabschätzung nicht — es macht beide deutlich einfacher.
So läuft die Einführung
In wenigen Wochen produktiv — abhängig von den Anbindungen.
Demo & Anforderungsgespräch
Wir zeigen Ada an Euren Abläufen und klären, was Euer Büro wirklich braucht.
Konfiguration & Anbindung
Ada wird für Eure Branche konfiguriert und an Eure Systeme angebunden — E-Mail, DATEV, JTL und mehr.
Pilotbetrieb mit Eurem Team
Euer Team arbeitet mit Ada an echten Vorgängen. Wir justieren nach, wo es hakt.
Produktivbetrieb & Ausbau
Ada geht in den Regelbetrieb — und wächst mit weiteren Kanälen und Funktionen mit.
Investition
Ada startet bei 299 € im Monat, die Einrichtung ab 1.990 €. Was es für Euer Haus kostet, hängt von Betriebsform und Umfang ab — das ordnen wir im Erstgespräch ein.
Nutzer unbegrenzt — in jeder Stufe
Ada wird nicht pro Arbeitsplatz abgerechnet. Ob drei Menschen damit arbeiten oder dreihundert: am Preis ändert das nichts.
Start
Ein Postfach, ein Fachbereich, Betrieb auf gemeinsamer Infrastruktur in der EU. Der schnelle Einstieg.
Professional
Eigene, isolierte Instanz, mehrere Postfächer, Anmeldung per SSO und Prüfprotokoll.
Enterprise On-Prem
Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur, individuelle Anbindungen, feste Erreichbarkeit.
Was den Preis bestimmt
Betriebsform
Gemeinsame Infrastruktur, eigene isolierte Instanz oder Betrieb bei Ihnen im Haus.
Branche / Vertical
Wie umfangreich die branchenspezifische Konfiguration ist.
Umfang
Wie viele Postfächer und welches Aufkommen an Vorgängen und Dokumenten.
Betreuung
Wie eng wir Euch im laufenden Betrieb begleiten.
Separat beziffert werden Anbindungen an Eure bestehenden Systeme und die Digitalisierung von Altbeständen. Konkrete Zahlen ordnen wir im Demo-Gespräch ein.
Werdet Design-Partner.
Ada ist im produktiven Einsatz. Wir nehmen weiterhin eine begrenzte Zahl neuer Kunden auf, die Ada mitgestalten — bevorzugte Konditionen, direkter Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap.
Bereits im Einsatz bei einer bayerischen Hausverwaltung und einem Onlinehändler (JTL).
Häufige Fragen
Ada arbeitet mit EU-Sprachmodellen (Mistral) und wird in EU-Rechenzentren betrieben. Auf Wunsch läuft die Plattform auf Eurer eigenen Infrastruktur; Spracherkennung und Dokumentenerkennung arbeiten dann vollständig im Haus. Ein eigenes Sprachmodell im Haus, mit dem auch Texte Euer Haus nicht mehr verlassen, ist in Entwicklung und setzt einen GPU-Host voraus.
E-Mail (IMAP), DATEV, Telegram und den Chat auf Eurer Website. Die Leseanbindung an die JTL-Wawi ist in Entwicklung. Weitere Anbindungen richten wir im Rahmen der Konfiguration ein.
Nein. Ada übernimmt Entwurfs- und Routinearbeit — Entscheidung und Freigabe bleiben beim Menschen. Euer Team gewinnt Zeit fürs Wesentliche, statt ersetzt zu werden.
Als früher Kunde gestaltet Ihr Ada mit: Ihr bekommt bevorzugte Konditionen, einen direkten Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap. Die Zahl der Plätze ist begrenzt.
Ja. In der Enterprise-Variante läuft Ada auf Eurer eigenen Infrastruktur — konzipiert für Fälle mit beruflicher Verschwiegenheit (§ 203 StGB) oder besonders sensiblen Daten. Spracherkennung und Dokumentenerkennung arbeiten dabei vollständig im Haus; das eigene Sprachmodell im Haus ist in Entwicklung und setzt einen GPU-Host voraus.
Typischerweise wenige Wochen — abhängig davon, welche Systeme angebunden werden und wie umfangreich Eure Branchen-Konfiguration ist.
Seht Ada an Euren eigenen Abläufen.
Im Demo-Gespräch zeigen wir, wie Ada Euer Backoffice entlastet — und ordnen Umfang und Investition konkret ein.