Ada KI-Backoffice
für den Mittelstand
Ein branchen-konfiguriertes KI-Backoffice auf europäischem Stack: Ada entlastet Ihr Team bei Posteingang, Schreibarbeit und Rechnungslauf — Entwürfe entstehen automatisch, die Freigabe bleibt beim Menschen.
Das Backoffice frisst die Zeit, die Sie fürs Kerngeschäft brauchen.
Immer dieselben drei Baustellen — jeden Tag, in jedem Büro.
Der Posteingang läuft über
E-Mails, Anfragen, Zuständigkeiten: Jede Nachricht muss gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Das kostet die produktivsten Stunden des Tages.
Schreibarbeit ohne Ende
Dokumente, Antworten und Vorlagen entstehen immer wieder von Hand — obwohl die nötigen Informationen längst in Ihren Akten und Vorgängen liegen.
Rechnungslauf & Mahnwesen
Rechnungen schreiben, Fristen im Blick behalten, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnungen verschicken: notwendig, aber reine Fleißarbeit.
Ein Backoffice, das mitdenkt — und Sie entscheiden lässt.
Ada übernimmt die Routine und legt jeden Entwurf zur Freigabe vor. Nichts geht ohne Ihr Okay raus.
Ihr KI-Assistent fürs ganze Backoffice
Fragen Sie Ada wie eine Kollegin: Der Assistent kennt Ihre Akten, Vorgänge, Dokumente und Zahlen — systemweit. Er findet Informationen, beantwortet Fragen mit Quellenangabe und stößt Aktionen an, vom Antwortentwurf bis zur Erinnerung. Jede Aktion wartet auf Ihre Freigabe.
KI-Posteingang mit Freigabe
Ada liest eingehende Nachrichten, ordnet sie zu und schlägt Antwortentwürfe vor. Sie prüfen, passen an und geben frei — Human-in-the-Loop bei jedem Schritt.
Dokumenten-Studio mit KI-Editor
Entwürfe entstehen aus dem Kontext Ihrer Akten und Vorgänge. Änderungsvorschläge der KI übernehmen oder verwerfen Sie einzeln per Klick.
E-Rechnung ein- und ausgehend
Konform nach EN 16931 — XRechnung und ZUGFeRD. Ausgehende Rechnungen erzeugen, eingehende automatisch auslesen und verarbeiten.
Rechnungs- & Mahnwesen
Vom Angebot bis zur Mahnung: Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge im Blick behalten, Mahnläufe vorbereiten — mit Anschluss an DATEV.
Auswertungen & Dashboard
Offene Posten, Durchlaufzeiten, Aufkommen im Posteingang: Ada zeigt auf einen Blick, wo Ihr Büro steht.
Kanäle: E-Mail, Telegram, Website-Chat & Telefon (Voice-Bot)
Ada arbeitet dort, wo Ihre Anfragen ankommen — per E-Mail (IMAP), über Telegram und als Chat auf Ihrer Website.
Erinnerungen & Fristen
Automatische Wiedervorlagen und Zahlungserinnerungen: Was liegen bleibt, meldet sich von selbst — Fristen und offene Posten geraten nicht aus dem Blick.
Akten & Vorgänge als Kontext
Jede E-Mail, jedes Dokument, jede Rechnung hängt am richtigen Vorgang — Ada arbeitet immer mit vollem Zusammenhang statt mit Einzelfragmenten.
Vorlagen & Briefpapier
Dokumente und Rechnungen im eigenen Corporate Design; Layouts und Textbausteine pro Dokumenttyp konfigurierbar.
Rechtschreib- & Grammatikprüfung
Direkt im Editor, auf europäischer Infrastruktur gehostet — kein Text verlässt dafür die EU.
Eingebaute Doku & Schulungsvideos
Handbuch und Schritt-für-Schritt-Videos direkt in Ada — Ihr Team lernt das System ohne externe Schulungstermine.
Pro Branche konfiguriert — nicht von der Stange.
Ada spricht die Sprache Ihres Fachs. Fünf Ausprägungen stehen bereit:
Hausverwaltung
Mietverwaltung mit Vorgängen, Handwerker-Koordination und Mieteranfragen — vom Posteingang bis zur Beauftragung an einem Ort.
Alle Module dieser Branche ansehenKanzlei
Akten, Kollisionsprüfung, Fristen-Board mit Vier-Augen-Prinzip und ein Umgang mit Vertraulichkeit, der zur beruflichen Verschwiegenheit passt — auf Wunsch On-Premise.
Alle Module dieser Branche ansehenE-Commerce mit JTL-Wawi
Bestell- und Versandanfragen werden automatisch beantwortet — mit Anbindung an Ihre JTL-Wawi und Auto-Antwort für Standardfälle. Auf Wunsch beantwortet ein KI-Telefonassistent auch Bestellstatus-Anrufe.
Alle Module dieser Branche ansehenHandwerk (SHK & Gebäudetechnik)
Plantafel mit Drag-and-drop, Monteur-App mit Offline-Modus, digitale Zeiterfassung, Wartungsplanung und KI-Angebote mit DATANORM-Artikelstamm — Büro und Baustelle in einem System.
Alle Module dieser Branche ansehenIT- & Systemtechnik
Für Errichter und Systemhäuser: Wartung nach Norm (BMA, EMA, DGUV V3), Prüf- und Messprotokolle, Subunternehmer-Steuerung und DSGVO-Video-Dokumentation als verkaufbares Paket.
Alle Module dieser Branche ansehenWeitere Branchen auf Anfrage — Ada wird pro Branche konfiguriert.
Daten-Souveränität ist bei Ada kein Add-on.
Ada ist von Grund auf für den europäischen Mittelstand gebaut.
EU-Sprachmodelle
Ada arbeitet mit Sprachmodellen aus Europa (Mistral) — keine Auslagerung sensibler Inhalte an US-Anbieter.
Hosting in der EU
Betrieb in EU-Rechenzentren. Ihre Daten bleiben in europäischer Jurisdiktion.
On-Premise-Option
Auf Wunsch läuft Ada vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur — für Fälle, in denen nichts das Haus verlassen darf.
Für Verschwiegenheit konzipiert
Sensible Inhalte lassen sich On-Premise verarbeiten — konzipiert für Berufe mit gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB).
Freigabe vor jedem Versand
Ada schlägt vor, der Mensch entscheidet. Keine Nachricht und kein Dokument geht ohne ausdrückliche Freigabe raus.
So läuft die Einführung
In wenigen Wochen produktiv — abhängig von den Anbindungen.
Demo & Anforderungsgespräch
Wir zeigen Ada an Ihren Abläufen und klären, was Ihr Büro wirklich braucht.
Konfiguration & Anbindung
Ada wird für Ihre Branche konfiguriert und an Ihre Systeme angebunden — E-Mail, DATEV, JTL und mehr.
Pilotbetrieb mit Ihrem Team
Ihr Team arbeitet mit Ada an echten Vorgängen. Wir justieren nach, wo es hakt.
Produktivbetrieb & Ausbau
Ada geht in den Regelbetrieb — und wächst mit weiteren Kanälen und Funktionen mit.
Investition
Drei Ausbaustufen — die passende ergibt sich aus Ihrem Bedarf.
Start
Für kleine Teams: ein Vertical, Betrieb in der EU-Cloud. Der schnelle Einstieg.
Professional
Mehrere Nutzer, voller Funktionsumfang bei Kanälen und Rechnungswesen.
Enterprise On-Prem
Betrieb auf eigener Infrastruktur, individuelle Integrationen und Anbindungen.
Was den Preis bestimmt
Nutzerzahl
Wie viele Menschen mit Ada arbeiten.
Branche / Vertical
Wie umfangreich die branchenspezifische Konfiguration ist.
Feature-Umfang
Welche Kanäle, Module und Automatisierungen Sie nutzen.
Hosting
Cloud in der EU oder On-Premise auf Ihrer Infrastruktur.
Konkrete Zahlen ordnen wir gemeinsam im Demo-Gespräch ein — passend zu Ihrem Umfang.
Werden Sie Design-Partner.
Ada ist im produktiven Einsatz. Wir nehmen weiterhin eine begrenzte Zahl neuer Kunden auf, die Ada mitgestalten — bevorzugte Konditionen, direkter Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap.
Bereits im Einsatz u. a. bei einer bayerischen Hausverwaltung, einer Kanzlei und einem Onlinehändler (JTL).
Häufige Fragen
Ada arbeitet mit EU-Sprachmodellen (Mistral) und wird in EU-Rechenzentren betrieben. Auf Wunsch läuft Ada vollständig On-Premise auf Ihrer eigenen Infrastruktur — dann verlässt kein Inhalt Ihr Haus.
E-Mail (IMAP), DATEV, JTL-Wawi, Telegram und den Chat auf Ihrer Website. Weitere Anbindungen richten wir im Rahmen der Konfiguration ein.
Nein. Ada übernimmt Entwurfs- und Routinearbeit — Entscheidung und Freigabe bleiben beim Menschen. Ihr Team gewinnt Zeit fürs Wesentliche, statt ersetzt zu werden.
Als früher Kunde gestalten Sie Ada mit: Sie bekommen bevorzugte Konditionen, einen direkten Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap. Die Zahl der Plätze ist begrenzt.
Ja. In der Enterprise-Variante läuft Ada auf Ihrer eigenen Infrastruktur — konzipiert für Fälle mit beruflicher Verschwiegenheit (§ 203 StGB) oder besonders sensiblen Daten.
Typischerweise wenige Wochen — abhängig davon, welche Systeme angebunden werden und wie umfangreich Ihre Branchen-Konfiguration ist.
Sehen Sie Ada an Ihren eigenen Abläufen.
Im Demo-Gespräch zeigen wir, wie Ada Ihr Backoffice entlastet — und ordnen Umfang und Investition konkret ein.